U start een nieuwe huisartsenpraktijk òf u neemt een bestaande praktijk over.
De belangrijkste stappen beginnen bij de inschrijving in de Kamer van Koophandel (www.kvk.nl) als onderneming èn het aanmelden bij Vektis (www.vektis.nl) om AGB-codes te verkrijgen. Als praktijkhouder heeft u een praktijk AGB-code èn een persoonlijke zorgverleners AGB-code nodig om te kunnen declareren. Deze twee AGB-codes worden in Vektis aan elkaar gekoppeld. Een niet-praktijkhouder kan met zijn/haar individuele zorgverleners AGB-code werkzaam zijn in meerdere praktijken. In Vektis worden ook die relaties vastgelegd alsmede uw werkrelatie met de huisartspost(en) waarvoor u dienst doet. Het Vektis-register is een openbaar register (www.agbcode.nl) zodat volledig transparant is waar zorgaanbieders in Nederland actief zijn.
Als u deze inschrijvingen heeft gedaan kunt u met uw AGB-codes bij Vecozo (www.vecozo.nl) veiligheidscertificaten aanvragen waarmee u als huisarts automatisch rechten krijgt om in de ION-database patiënten aan-/af te melden en de inschrijvingen te controleren. U heeft echter alleen inzicht in de patiënten die op uw naam in ION staan geregistreerd. Met deze certificaten kunt u ook de verzekeringsstatus van een bij u ingeschreven patiënt controleren (COV = Controle Op Verzekeringsgegevens). Dat is nodig om een patiënt in de ION-database op uw naam in te schrijven. De ION-database is opgezet om het declaratieverkeer tussen huisartsen en zorgverzekeraars te vereenvoudigen. Via de ION-database kunt u aantonen op welk moment de patiënt zich in uw praktijk heeft aangemeld. De datum van inschrijving in ION is voor de zorgverzekeraars leidend voor het uitbetalen van de kwartaal-inschrijftarieven die u als huisarts periodiek mag declareren.
Heeft u de veiligheidscertificaten (een systeemcertificaat en een persoonlijk certificaat) eenmaal van Vecozo ontvangen dan kunt u deze (laten) installeren op uw Huisarts Informatie Systeem (HIS). Het systeemcertificaat dient u aan uw HIS-leverancier te overhandigen zodat zij deze voor u kunnen installeren op de server(s) waarop uw HIS draait. Het persoonlijk certificaat kunt u (laten) installeren op de werkplek(ken) waarop u actief bent. Ook andere medewerkers in uw praktijk dienen tenminste over een persoonlijk veiligheidscertificaat te beschikken die gekoppeld is aan uw praktijk AGB-code. Op deze wijze kunnen uw assistenten en uw (eventuele) collega-huisartsen in uw praktijk samenwerken in de ION-database.
NOOT : Uw deelname aan de ION-database start wanneer de eerste patiënt in ION wordt aangemeld op uw naam. Vanaf dat moment zal Stichting ION u ook jaarlijks (mei/juni) een bijdrage aan de ION-database doorbelasten. U ontvangt daarvoor een factuur waarop te zien is hoeveel patiënten op een bepaalde peildatum (meestal per 1 mei van dat jaar) op uw naam in ION staan geregistreerd. De bijdrage per patiënt is slechts gering en kan per jaar variëren afhankelijk van de door het ION-Bestuur vastgestelde begroting. Meer informatie daarover kunt u hierover vinden onder de rubriek Veelgestelde vragen : ION-Facturering.
LET OP : Het muteren van patiënten in ION is niet mogelijk op de laatste èn op de eerst dag van een kwartaalovergang i.v.m. het aanmaken van de controlebestanden t.b.v. de zorgverzekeraars.Alle gedurende die twee dagen aangeboden ION-mutaties worden pas op de 2e dag van het nieuwe kwartaal verwerkt en krijgen dan ook die verwerkingsdatum mee.
BELANGRIJK !
Het overzetten van de patiënten van de oude praktijk naar de nieuwe praktijk (AGB-code) vraagt extra aandacht. Het luistert nauw op welk moment u dat gaat doen. Het is zeer zeker van belang wanneer zoiets ook nog eens op een kwartaalovergang plaatsvindt omdat uiteindelijk de inschrijfdatum doorslaggevend is voor het uitbetalen van de inschrijftarieven aan de juiste huisarts. Wordt de actie te laat of niet op de juiste wijze uitgevoerd dan kan het zijn dat patiënten op de peildatum op de verkeerde AGB-code staan waardoor u als (door)startende huisarts meteen tegen declaratie - en dus mogelijk liquiditeitsproblemen aanloopt. Dat is wel het laatste waar u op zit te wachten omdat een startende praktijk al meer dan genoeg aandacht vergt.
Stem daarom uw acties ruim van te voren af met uw HIS-leverancier (of uw declaratieservice) die de aanmeldingen gaat verzorgen maar neem óók altijd even contact op met de projectleider van Stichting ION die u graag soepel door dit proces heen zal leiden. Hij is het best te bereiken via het Contactformulier. Omschrijf kort en bondig uw plannen en vermeld daarbij de AGB-codes van zowel de stoppende als de (door)startende praktijk.
Veelgestelde vragen
De afspraak om met alle huisartsen samen te werken aan een landelijke ION-database kan worden gezien als een huisartsennorm. Door met elkaar de norm te stellen kunnen hier ook rechten aan worden ontleend. Stichting ION en de LHV hebben met Zorgverzekeraars Nederland (ZN) afgesproken dat bij een geschil over de rechtmatigheid van een declaratie de vermelding van inschrijving in de ION-database leidend is voor uitbetaling van het inschrijftarief aan de juiste huisarts. Het is dus zaak uw ION-registraties goed en regelmatig bij te houden. Wacht daarmee niet tot het laatste moment omdat eventuele foutieve ION-registraties dan niet meer tijdig gecorrigeerd kunnen worden. U loopt daarmee het risico dat een patiënt dus nog op naam van een voorganger staat terwijl deze al wel in uw praktijk is. Op de laatste èn op de eerste dag van een kwartaal kunnen er geen mutaties in ION plaatsvinden. De ION-database is dan geblokkeerd i.v.m. het aanmaken van de controle-bestanden t.b.v. de zorgverzekeraars. Alle in die twee dagen aangeboden mutaties worden dan pas op de 2e dag van het kwartaal in ION verwerkt. Daarmee mist u daarmee dus de inschrijving op de peildatum (1e van een kwartaal) en die leidend is voor de uitbetaling. U kunt daarop ook niet meer reclameren of een elektronisch correctieverzoek indienen. U rest in zulke gevallen alleen nog de optie om het met uw voorganger onderling te verrekenen.
Voor de ION-database geldt 'inschrijven = uitschrijven', maar dat is niet van invloed op de behandelrelatie. Alleen de patiënt zelf kan die aangaan of verbreken. De ION-database is louter een administratief hulpmiddel. Daarom blijft een inschrijfbewijs in de eigen praktijk voor nieuwe patiënten van belang. Een dergelijk bewijs kan tevens een rol spelen als arbitrage nodig is om uit te maken wie de huisarts van die patiënt is. Ook kan een voorgaande huisarts via het Zorgmail File Transfer systeem u verzoeken om het bewijs van inschrijving digitaal te tonen alvorens hij/zij het medisch dossier naar u op zal sturen.
Er is geen direct verband tussen deze twee projecten. De enige overeenkomst is dat beide projecten het BSN (burgerservicenummer) van de patiënten als uniek identificatiemiddel gebruiken en om die reden een vulling van de bestanden met het juiste BSN eisen. Op dit moment wordt er wel ontwikkeld aan een nieuw huisartsendossier overdrachtsbericht. Daarin zullen de ION-database met Zorgmail File Transfer (ZFT) als overdrachtsmedium enerzijds en het LSP als overdrachtsmedium anderzijds een belangrijkere rol gaan spelen. Voor meer informatie kijkt u op onze projectenpagina : Veilig Verhuizen
ION-mutatieberichten
Voor het verzenden van de mutatieberichten uit ION wordt gebruikt gemaakt van het e-mailadres dat u zelf kunt instellen via het ION gedeelte op de Vecozo-site.
Volg dit menupad: Mijn Diensten - Inschrijving op Naam - Beheren e-mailadressen - Mutatieberichten. Via de button Wijzigen kan de praktijkhouder het e-mailadres aanpassen.
ION elektronische nieuwsbrieven
Ook het e-mailadres waarop u ION elektronische nieuwsbrieven ontvangt, kunt u zelf beheren via het ION gedeelte op de Vecozo-site.
Menupad: Mijn Diensten -.Inschrijving op Naam - Beheren e-mailadressen.
Als u de elektronische nieuwsbrieven op een niet meer te gebruiken e-mailadres ontvangt, kunt u dat mailadres blokkeren met behulp van de afmeldlink dat onder elk elektronisch bericht staat.
Patiënten kunnen niet voor de tweede keer op dezelfde dag worden aangemeld in de ION-database als daar al een actieve relatie bestaat. Een patiënt wordt namelijk op de dag van aanmelding ingeschreven bij de nieuwe huisarts en de voorgaande dag uitgeschreven bij de voormalige huisarts. Dat kan niet als de datum van aanmelding dezelfde is als de datum van afmelding. Via de software vindt deze datumcontrole plaats.
Patiënten kunnen slechts één actieve relatie tegelijk hebben met één huisarts. Daarom is het ook niet mogelijk om patiënten in te schrijven als er al een actieve relatie bestaat in de ION-database op een datum in het verleden. Daarom luidt het advies om nieuwe patiënten direct in te schrijven. U kunt dat voor individuele patiënten dagelijks doen via de ION-module van uw HIS of via het ION-deel van de Vecozo-website. U kunt er ook voor kiezen om dat een keer per week batch-gewijs te doen via de ION-software van uw HIS of VIP Calculus. Kies dan altijd voor de actuele datum.
Het is niet mogelijk om patiënten alvast aan te melden op een datum die in de toekomst ligt.
Let op! Verwerk uw aanmeldingen voordat het kwartaal ten einde loopt. De eerste dag van een kwartaal is de peildatum voor de inschrijftarieven. Om onzuivere declaraties te voorkomen worden mutaties die op de laatste of op de eerste dag van een kwartaal worden aangeboden pas op de tweede dag van het kwartaal verwerkt en op naam ingeschreven. Patiënten, waarvan op de kwartaalovergang nog geen actieve relatie in ION bestaat, kunt u wel gewoon op de die geblokkeerde dagen (zelfs nog met terugwerkende kracht) in ION aanmelden.
Beheer, onderhoud en verdere ontwikkeling van de ION-database kosten geld. Tevens kunt u als huisarts (zonder bijkomende kosten) gebruik maken van Zorgmail File Transfer (ZFT) voor het veilig digitaal overdragen en ontvangen van de medische dossiers. Daarvoor moeten de deelnemende huisartsen sinds 1 januari 2010 betalen.
Wie niet betaalt, kan niet meedoen met als consequentie dat u geen beroep op de ION-databasefuncties kunt doen als de inschrijfgelden voor een patiënt door andere huisartsen worden geclaimd. Voor de zorgverzekeraars is de ION-database namelijk leidend. Als u na onze herinneringsnota's nog steeds niet heeft betaald, kunnen de ION-rechten op uw VECOZO-certificaat worden ingetrokken.