Nieuwe onderneming
Als een praktijk wijzigt van juridische status (van eenmanszaak naar een maatschap, VOF of BV bijv.) dan verandert daarmee ook de onderneming zoals die aanvankelijk in de Kamer van Koophandel stond ingeschreven. Een nieuwe onderneming wordt opgestart en dat leidt er ook toe dat er een nieuwe praktijk AGB-code moet worden aangevraagd bij Vektis (www.vektis.nl) maar ook dat er nieuwe systeem veiligheidscertificaten bij Vecozo moeten worden aangevraagd. Ook reeds bestaande persoonlijke veiligheidscertificaten van u en uw medewerkers en collega's dienen door Vecozo te worden gekoppeld aan de nieuwe praktijk AGB-code. Met die nieuwe certificaten kan in de ION-database de nieuwe praktijk AGB-code worden vastgelegd waarop de patiënten kunnen worden aangemeld.
Het overzetten van patiënten van de oude AGB-code naar de nieuwe praktijk AGB-code dient nauwgezet te gebeuren en in goede afstemming met uw HIS-leverancier of declaratieservicebureau (VIP-live, Promeetec, Zaak op Orde) die de migratie naar de nieuwe situatie begeleidt.
ION-mutatieberichten en ZFT
Omdat de ION-database zelf niet kan vaststellen dat er in werkelijkheid geen echte nieuwe praktijk wordt gestart maar dat dit enkel op papier gebeurt door de wijziging van de AGB-code, beschouwt het ION-systeem een aanmelding van een patiënt op de nieuwe praktijk AGB-code als een 'gewone' verhuizing van een patiënt naar een andere huisarts. Op zo'n moment wordt als het ware een startsein gegeven waarop allerlei ION-mutatieberichten totstandkomen en er een logistiek proces worden opgestart om het verhuisdossier over te kunnen dragen via Zorgmail File Transfer (ZFT). Dat is echter in dit geval niet nodig want alle patiënten blijven gewoon in hetzelfde HIS staan en verhuizen niet daadwerkelijk.
Voorkomen van ION-mutatieberichten
Omdat we die hele onnodige stroom aan mutatieberichten willen voorkomen, moeten je de ION-database dus eerst voorbereiden op de nieuwe situatie. Dat doen je door eerst alle patiënten in ION af te melden onder de oude AGB-code en de dag daarna pas weer allemaal aan te melden op de AGB-code van de nieuwe onderneming. Doordat de patiënten eerste tijdelijk (1 dag) zijn afgemeld kan het ION-systeem bij de nieuwe aanmelding geen actuele relatie met een voorgaande huisarts vaststellen en worden de ION-mutatieberichten (per e-mail en via de HIS-Edifactpostbus) onderdrukt. Ook zullen er géén dossieroverdrachtsverzoeken in ZFT totstandkomen en dus ook geen ingekomen en uitstaande dossieraanvragen. Wel zo overzichtelijk !
Meerdere uitstaande dossierverzoeken in ZFT annuleren
Mocht dat onverhoopt wel gebeuren dat er toch veel dossieraanvragen ontstaan, doordat er niet eerst is afgemeld in ION, dan kun je, alleen in ZFT van de nieuwe praktijk AGB-code! , alle uitstaande aanvragen aan de oude praktijk tegelijkertijd intrekken met de functie 'Meerdere aanvragen tegelijk intrekken'. Dit kost wel enige verwerkingstijd als het veel aanvragen zijn maar het wordt volledig automatisch, zowel bij de oude als de nieuwe praktijk, in ZFT bijgewerkt.
Migratie op een kwartaalovergang
Vaak komt het voor dat zo'n praktijkmigratie plaatsvindt op een kwartaalovergang (1 januari, 1 april, 1 juli of 1 oktober) i.v.m. de boekhoudkundige afsluiting van een oude praktijk en de start van de nieuwe. Een migratie op een dergelijke kwartaalovergang vergt EXTRA AANDACHT. Omdat er op elke kwartaalovergang een tweedaagse ION-mutatieblokkade geldt van de laatste èn de eerste dag van het kwartaal i.v.m. het aanmaken van de controlebestanden t.b.v. de zorgverzekeraars, moet het afmelden van patiënten in ION tenminste 3 dagen eerder gebeuren.
Alle patiënten dienen in zulke gevallen ten minste 3 dagen vóór de startdatum van de nieuwe praktijk al in ION worden afgemeld. Dat heeft twee voordelen t.w.
- Door het vroegtijdig afmelden kunnen patiënten ná de start van de praktijk alsnog met terugwerkende kracht in ION worden aangemeld op de nieuwe AGB-code per de laatst mogelijke dag. VOORBEELD : De nieuwe praktijk start op 1 januari. De patiënten worden daarom per 29 december afgemeld in ION en later met terugwerkende kracht op 30 december weer aangemeld. Want zoals eerder al beschreven is aanmelden op 31 december en op 1 januari zelf niet mogelijk i.v.m. de tweedaagse ION-mutatieblokkade.
- Doordat de patiënten al vroegtijdig in ION zijn afgemeld bij de oude praktijk is er ook minder risico dat het fout gaat met het declareren door de nieuwe praktijk. In de controlebestanden (peildatum steeds de 1e van elk kwartaal) van de zorgverzekeraars komen de patiënten namelijk niet meer voor op naam van een huisarts. Ze zijn zgn. NONI's (Niet Op Naam Ingeschrevenen). Hiervoor geldt de afspraak, die in 2014 met Zorgverzekeraars Nederland (ZN) is gemaakt, dat in zulke gevallen de inschrijftarieven altijd worden uitbetaald aan de eerst-declarerende huisarts. Normaliter is dat dan de huisarts met de nieuwe praktijk AGB-code. Kortom het zou dus gewoon goed moeten gaan met het declareren.
Het vroegtijdig afmelden en het met terugwerkende kracht in ION aanmelden van patiënten kan door de HIS-leverancier of door een declaratieservice (bijv. VIP-live, Promeetec, Zaak Op Orde) gebeuren (spreek dit echter wel vooraf duidelijk schriftelijk met hen af !)
Pas nadat alle patiënten goed zijn aangemeld op de nieuwe praktijk kan de oude praktijk worden afgemeld bij Vektis. Het afmelden kan elektronisch gebeuren via Afmelden AGB-code.
ATTENTIE: Meld nooit een relatie met een huisarts met de oude AGB-code af bij Vektis als niet eerst alle patiënten op diens naam zijn omgezet of uitgeschreven bij ION. Achteraf herstellen vergt erg veel extra inspanningen !
Ondersteuning
Bij twijfel of vragen adviseren wij altijd om tijdig contact op te nemen met onze projectleider ION. Hij helpt u graag door deze materie heen. U kunt hem het gemakkelijkst bereiken via ons Contactformulier. Vermeld kort en bondig uw vragen en vermeld de betrokken AGB-codes.
Veelgestelde vragen
Als de praktijk AGB-code wijzigt (door bijv. een wisseling van juridische entiteit van eenmanszaak naar BV, VOF of maatschap e.d.), dient u alle patiënten opnieuw aan te melden op de nieuwe AGB-code met de nieuwe Vecozo-certificaten. Alle patiënten worden dan automatisch overgeschreven zoals dat ook gebeurt bij een verhuizing. U ontvangt dan wel voor alle patiënten automatisch mutatieberichten per e-mail en ook in Zorgmail File Transfer (ZFT) zullen even zo veel dossieroverdrachtsverzoeken ontstaan. Om dat te voorkomen adviseren wij om eerst alle patiënten af te melden op de oude en een dag later aan te melden op de nieuwe AGB-code.
Als de praktijk wordt voortgezet door een opvolger zal de praktijk AGB-code eveneens wijzigen. In dat geval kunt u het beste de oude praktijk AGB-code tijdig bij Vektis afmelden.
Dat afmelden kan elektronisch via : https://www.agbcode.nl/Content/AGB-registratie%20beëindigen
Alle patiënten worden dan automatisch op de oude AGB-code afgemeld op de stopdatum. Bij een kwartaalovergang worden de patiënten zelfs 3 dagen voor de stopdatum al afgemeld zodat de nieuwe huisarts later de patiënten nog met terugwerkende kracht in ION kan aanmelden op 2 dagen voor de kwartaalovergang. Heeft u daarover nog vragen neem dan gerust even contact met ons op.
U kunt uw patiënten op uw zorgverleners - of de praktijk AGB-code aanmelden. Wij adviseren echter om gewoon de praktijk AGB-code aan te houden aangezien de declaraties ook op praktijk AGB-code plaatsvinden. Het heeft tevens als voordeel dat als er zich veranderingen voordoen in de samenstelling van uw praktijk (associatie/dissociatie of stoppen van een huisarts e.d.) u verder geen aanpassingen in ION hoeft door te voeren zolang de praktijk AGB-code onveranderd blijft.
Het is handig om binnen uw praktijk goed af te spreken welke AGB-code wordt gebruikt voor het aanmelden van patiënten. Binnen het HIS kunnen de patiënten gewoon gekoppeld blijven aan hun eigen huisarts.
ION maakt gebruik van het Vektis Huisartsenbestand. Als u de adreswijziging of wijziging in de samenstelling van de praktijk aan Vektis heeft doorgegeven dan beschikt ION daar ook over. Verdere actie is dan niet meer nodig.
Wijzigingen in uw praktijk kunt u elektronisch aan Vektis doorgeven:
Wijzigingen : https://www.agbcode.nl/Content/AGB-gegevens%20wijzigen
Beëindiging : https://www.agbcode.nl/Content/AGB-registratie%20beëindigen
De peildatum voor de ION-bijdrage is 1 mei. De ION-factuur is gebaseerd op het aantal patiënten dat op dat moment gekoppeld is aan uw praktijk AGB-code en aan uw zorgverleners AGB-codes. Als de associatie / dissociatie heeft plaatsgevonden na de peildatum voor de ION-factuur dan dient u de factuur volledig te betalen en het onderling met uw opvolger(s) te verrekenen. Als de wijziging tijdig aan Vektis is doorgegeven, dan treft u alle ingeschreven patiënten op één factuur aan. Als dat niet het geval is en u ontvangt twee aparte facturen, dan dient u die deze keer nog allebei te betalen. Het daaropvolgende jaar zijn de wijzigingen dan verwerkt tot een factuur.
ION-mutatieberichten
Voor het verzenden van de mutatieberichten uit ION wordt gebruikt gemaakt van het e-mailadres dat u zelf kunt instellen via het ION gedeelte op de Vecozo-site.
Volg dit menupad: Mijn Diensten - Inschrijving op Naam - Beheren e-mailadressen - Mutatieberichten. Via de button Wijzigen kan de praktijkhouder het e-mailadres aanpassen.
ION elektronische nieuwsbrieven
Ook het e-mailadres waarop u ION elektronische nieuwsbrieven ontvangt, kunt u zelf beheren via het ION gedeelte op de Vecozo-site.
Menupad: Mijn Diensten -.Inschrijving op Naam - Beheren e-mailadressen.
Als u de elektronische nieuwsbrieven op een niet meer te gebruiken e-mailadres ontvangt, kunt u dat mailadres blokkeren met behulp van de afmeldlink dat onder elk elektronisch bericht staat.